Nástroje interní komunikace

Jak dostat slova managementu k uším zaměstnanců tak, aby nedocházelo ke zbytečným šumům? Existují klasické i moderní metody, pro každou příležitost se však hodí trochu jiné. Především je třeba komunikovat tak, aby bylo sdělení pochopitelné pro jeho příjemce. Pokud se chcete dozvědět více informací o samotné disciplíně interní komunikace a o její důležitosti, doporučujeme vám přečíst si samostatný článek (viz článek Úvod do interní komunikace).

Čeho se vyvarovat?

Obecně, ať už používáte jakýkoliv z nástrojů, které budeme dále popisovat, vyplatí se držet se určitých obecných zásad:

• Neplkat: Lidé ve vedoucích postech společností mají často sklony ke složitému a košatému vyjadřování. Mají pocit, že z nich udělá v očích jejich zaměstnanců ony ideální inteligentní charismatické vůdce. Omyl. Vyvolají jedině nepochopení a jejich snaha sdělit něco konkrétního zmizí v rozvitých souvětích. Rozhodně není ostuda, když například generální ředitel konzultuje svůj projev k zaměstnancům s oddělením PR, respektive s manažerem vnitřní komunikace.
• Nemlčet: Pokud má firma problémy, vyplatí se svým pracovníkům těžkosti objasnit. Vyhnete se nechtěnému překroucení pravdy. Nejde však jen o problémy, obecně se vyplatí komunikovat se zaměstnanci. Více v samostatném článku, který se věnuje interní komunikaci obecně (viz článek Úvod do interní komunikace).
• Nenudit: Chcete, aby lidé četli firemní časopis? Pak si uvědomte, že žijeme v době infotainmentu. Média se bulvarizují, neboť lidé se chtějí v první řadě bavit (a přitom se případně i něco dozvědět). Ačkoliv všichni tvrdí opak, o pravdě vás přesvědčí ranní projížďka metrem. Hospodářské noviny bohužel nejsou nejčastějším titulem ani mezi muži a ženami v padnoucích oblecích a kostýmech. Blesk a podobné typy bulvárních novin plné celebrit a senzačních odhalení jsou v téhle situaci jasné číslo jedna.

Nyní už víme, čemu se vyhnout a je na čase podívat se, jaké nástroje interní komunikace využívá. Každý má samozřejmě své výhody a svůj účel:

Firemní časopis

Firemní titul má tu vlastnost, že jej obvykle nečtou jen samotní zaměstnanci, ale rovnou celé rodiny. Slouží tedy jako informační zdroj primárně pro interní komunikaci, ale podceňovat by se neměla ani role sekundární - podnik si časopisem buduje dobrou pověst v místě svého působení. Další nábor zaměstnanců je pak podstatně snazší a je pravděpodobné, že se výběrových řízení zúčastní kvalitnější uchazeči.

Firemní časopis by především neměl nudit. Mohlo by se pak snadno stát, že se u zaměstnanců stane neoblíbeným a vaše sdělení pak zaniknou. Přizpůsobte formu sdělení vaši cílové skupině, zvolte ten správný jazyk a “prořeďte” obsah zábavnými vsuvkami (křížovka, vtipný příběh, fotostory...).

Intranet

Vybudovat stránky jen pro zaměstnance obnáší své (ne)výhody například v porovnání s firemním časopisem. Ačkoliv žijeme v roce 2008, stále ještě ne každý s internetem dovede pracovat. A i když ano, tak ne každý k němu má ten správný vztah. Intranet však dovede dobře posloužit třeba u firem, které vyžadují dynamickou komunikaci se svými pracovníky. Na rozdíl od časopisu se podaří novinku zveřejnit v reálném čase. Navíc umožňuje zaměstnancům okamžitě reagovat (například prostřednictvím formuláře, případně diskusního fóra na dané téma). Pokud však chceme dosáhnout toho, aby se na ní všichni ihned, může nastoupit role dalšího komunikačního prostředku popsaného o odstavec níže.

Direct mail - papírová klasická forma versus elektronická

Jak dosáhnout toho, aby váš pracovník cítil, že promlouváte přímo k němu? Použijte direct mailing. Elektronický má jistě výhodu v ceně a rychlosti, papírový se hodí pro oficiálnější příležitosti. Jistě není od věci, když firma svému zaměstnanci například touto formou pošle přání k narozeninám nebo případně gratulaci k získání titulu Zaměstnanec měsíce. Na druhou stranu elektronická pošta může posloužit jako velice rychlý nosič zpráv.

Eventy pro zaměstnance - od večírků přes teambuilding

V interní komunikaci nejde jen o suché sdělování změn a novinek. Vnitřní komunikace musí umět zapojit cílovou skupinu do hry. Neformální večírky uvolňují atmosféru na pracovišti a management má šanci ukázat, že se skládá také “jen z lidí”. Stírání hierarchických rozdílů však nesmí překročit určité meze, potykat si s celou firmou má jistě i své méně příjemné stránky (a nejde jen o to, že byste si měli pamatovat tolik křestních jmen).
Pojem teambuilding zahrnuje veškeré aktivity, které pomáhají stmelovat kolektiv. Obvykle například v rámci jednoho oddělení. Jedné se většinou o outdoorové aktivity, které nepostrádají náboj dobrodružné výpravy, kde spolupráce každého jedince je klíčovou pro úspěch všech. Teambuilding dobrodružnější povahy se může uskutečnit třeba na horách nebo na divoké řece. Podstatné je promyslet si program a průběh veškerých her, které jsou určeny ke stmelení kolektivu tak, aby celá akce dávala smysl.

ICQ, Skype...

Pro krátké noticky a upozornění jsou ideální komunikátory typu ICQ a Skype. Na druhou stranu se rozhodně nehodí pro zasílání oficiálních upozornění a sdělení. ICQ, Skype, MSN a další budou fungovat jen tam, kde mají všichni zaměstnanci stálý přístup k počítači a internetu. Odpadním efektem využívání komunikátorů může být chat zaměstnanců se svými blízkými v pracovní době, čemuž se dá vyhnout zařízením “pracovních” účtů v ICQ, Skype a podobných programech, kde budou mít všichni pouze kontakty na relevantní kolegy.

Firemní Myspace a Facebook?

Na pomezí interní komunikace a PR stojí sociální sítě. Pokud je využíváme i k vnitřní komunikaci, musíme mít na paměti, že se na profil firmy může podívat de facto kdokoliv (tedy pokud neomezíte práva pro prohlížení jen na určité lidi). Tak trochu dvousečný je právě komunikační přesah - Myspace a Facebook komunikuje nejen s lidmi uvnitř firmy, ale mohou si je prohlédnout i další návštěvníci. Pokud je však vaše PR oddělení dostatečně sebevědomé, založením stránek na sociálních sítích získáte přízeň mladší populace a dosáhnete u nich určitého stupně “polidštění” firmy. V takovém případě je ovšem nutné aktivně se věnovat aktualizaci těchto stránek.

Blogy

Patří k neoficiální části interní komunikace a mají opět přesah, neboť si je obvykle mohou číst naprosto všichni. Nicméně vedení blogu může být efektivní, pokud chceme polidštit některé profesionály ve vedení společnosti. Například zakladatel portálu Seznam.cz Ivo Lukačovič v rámci svého blogu prezentuje právě své zájmy, ale třeba i názory na aktuální dění.

Další komunikace

Občas je vhodné (pokud požadujeme 100 % účast nebo zájem) využít také prvky “nadlinkové” komunikace, ale jen v rámci firmy. Například plakáty, letáky a reklama na pozadí všech firemních počítačů, to vše může upoutat na důležitou schůzku nebo událost v rámci firmy. Stejně jako v dalších odvětvích marketingových komunikací je třeba i u interní komunikace pamatovat na to, že efektivitu podstatně zesílíme kombinací výše uvedených nástrojů.