Co čeká vrcholový manažer od interní komunikace?

Otázkami významu interní komunikace ve firmě a způsobům, jak jej zvýšit v očích manažerů, se zabývalo poslední setkání Institutu interní komunikace (IIK).

Na úvod setkání vystoupil Tomáš Poucha z IIK, který informoval o aktuálních aktivitách IIK a také o plánovaných akcích, kromě jiného také o soutěži Grand Prix IIK 2014. Ta se právě rozbíhá a již se do ní mohou na webových stránkách IIK hlásit letošní soutěžící. Součástí setkání byla i prezentace výsledků exkluzivního průzkumu o angažovanosti zaměstnanců, na který se IIK zaměří v nejbližších dnech a týdnech v rozsáhlé mediální kampani.

Na vnímání problematiky interní komunikace (IK) ze strany managementu se ve svém vystoupení zaměřil Zdeněk Kejval, ředitel pro strategii a marketing SG Equipment Finance Czech Republic, která náleží do skupiny KB a Société Générale. Ve své praxi se setkal s významem IK pro fungování firmy a – mimo jiné i ve spolupráci s IIK – aplikuje principy IK v každodenním chodu organizace. Proto se dovedl na dané téma podívat z obou stran – jak pohledem vrcholného managementu, tak i pohledem toho, kdo se IK systematicky zabývá.

Co se čeká od manažera? A pomůže IK?

„Úkolem manažera je zajistit co nejvíce zisku, dostat z lidí maximum, ale přitom se tvářit mile," konstatuje Zdeněk Kejval. „Musí je taky umět propustit, když spolupráce nefunguje. A pokud je to nutné, měl by být pro svého vlastníka schopen zemřít," usmívá se.

Právě proto je umění interní komunikace pro manažera tak důležité – je to totiž nástroj, jak se manažer může dostat efektivně k cíli, který má před sebou. A dá se říct, že to je jeden z mála nástrojů, které skutečně mohou přinést nějaký efekt. „Manažer nemá šanci kontrolovat všechno, musí lidem věřit, musí se umět správně a rychle ptát, dávat jasné a rychlé pokyny, co dělat," vysvětluje. „Musí umět komunikovat tak, aby zaměstnanci dělali to, co mají dělat, protože jinak by se celá firma chovala jinak, než by měla."

Zní to jednoduše, ale praxe je mnohem složitější. „Celá firemní strategie stojí na komunikaci. Můžete mít úžasné myšlenky, nápady i zkušenosti, ale jsou vám k ničemu, když je nedokážete dobře odkomunikovat, přenést na svoje kolegy," upozorňuje Zdeněk Kejval. Manažer podle něj musí umět lidi nadchnout pro svoji myšlenku, protože jinak ji prostě neprosadí. A čím lépe umí komunikovat, tím je ve své práci úspěšnější, protože teprve pak lidé dělají to, co je potřeba, a dělají to dokonce i rádi.

Co čeká manažer od IK? A dočká se?

„Interní komunikace je tu od toho, aby pomohla šířit firemní strategii a hodnoty," konstatuje Zdeněk Kejval. „Potom mohou lidé firemní a tím také manažerovy vize šířit mezi sebou navzájem, ideálně mohou všechno posouvat dál i sami."

Praxe ukazuje, že zaměstnanci podporují manažera jen tehdy, pokud s nimi mluví srozumitelně a přesvědčivě, a musí z něj také cítit, že sám věří tomu, co říká. Jinak by nebyli ochotni na jeho filozofii vnitřně přistoupit a všechno by se odehrávalo pouze na formální rovině – a zaměstnanci by nebyli skutečně angažovaní a zapálení pro společnou věc. Stejně tak je důležité, aby se slova a činy manažera shodovaly, protože lidé jsou na nevyváženost v tomto směru velice citliví.


„Jako velmi důležité vnímám pohovory mezi manažerem a podřízeným, ve kterém se probere hodnocení a plán na další období," říká Zdeněk Kejval. „A je velice potřeba, aby takové setkání nebylo formální, ale aby zaměstnanec cítil ze strany manažera skutečný zájem o svoji osobu, o svoji práci, aby věděl, že manažer o něm přemýšlí i jako o člověku."

Pokud bude pohovor hotový za deset minut a půjde jen po povrchu, aby si ho mohl manažer odškrtnout, zaměstnanec to velmi dobře vnímá a chápe to jako projev nezájmu – a právě takovou míru zájmu či nezájmu pak věnuje on firmě, pro kterou pracuje.

Je potřeba si navzájem rozumět!

Často v praxi také dochází k tomu, že si lidé při komunikaci prostě nerozumí – každý to zná ze svého soukromí. A v práci může být toto riziko často ještě mnohem vyšší vlivem jistého odstupu či studu, neschopnosti formulovat svoje požadavky, přání nebo potřeby – ať už ze strany manažera nebo podřízeného.


Manažera se lidi nesmí bát. Jen tak se nebudou stydět zeptat se znovu na to, čemu nerozumí. Zdroj: CC, Filip Ramon Flickr

„Zaměstnanec často nerozumí tomu, co se po něm chce, ale stydí se nebo bojí se zeptat znova. Má se ptát, pokud něčemu nerozumí! A manažer zase musí zjistit, jestli zaměstnanec svůj úkol pochopil, a samozřejmě také to, jestli si uvědomuje souvislosti svojí práce s prací ostatních, to je nesmírně důležité," vysvětluje Zdeněk Kejval. Často totiž dochází k nedorozuměním, která firmu mohou stát nemalé peníze či komplikace, právě proto, že lidé neznají návaznosti jednotlivých činností a konečný cíl, který by měl být vyvrcholením jejich společných aktivit.

Někdy komunikaci komplikují i interkulturální rozdíly, například ve SGEF se setkávají hned čtyři – vlastník je francouzský, CEO je Němec a většina zaměstnanců jsou Češi a také Slováci. K formálnímu dorozumívání slouží angličtina, neformálně spolu lidé mluví svým jazykem, a na všechny tyto záležitosti je třeba při organizaci interní komunikace brát zřetel.

Interní komunikace se dá měřit

Na situaci v IK se v minulém roce zaměřili opravdu zevrubně a vznikl i projekt na její zlepšení v souvislosti s plánovaným stěhováním do jiné pražské lokace. Při přípravách projektu se ukázalo, že zaměstnanci jsou interní komunikaci otevření a že sami cítí, že je potřebná. A pomohla k tomu i řada nástrojů, díky kterým bylo možné řadu stavů a ukazatelů konkretizovat a specifikovat.

„Pokud nevíte, jak se ve firmě komunikuje, změřte to," říká Zdeněk Kejval. „Zeptejte se svých zaměstnanců, na to, co chcete vědět, využijte možnosti průzkumu, 360, hodnocení! A ptejte se na to, co skutečně chcete vědět, kde cítíte problém, jenom tak můžete něco vyřešit!" Není cílem získat pochvalu nebo dosáhnout toho, aby si zaměstnanci libovali, jak jsou spokojení.

„Ptejte se na konkrétní příčiny a projevy, buďte provokativní, jen tak je donutíte říkat pravdu," doporučuje. „A připravte sebe i management na nejhorší, protože pokud budou lidé opravdu otevření, nikdy nedopadne průzkum dobře, a určitě někomu šlápnete na jeho ego," dodává s úsměvem. Ale je upřímnost a otevřenost je jediná cesta, jak se dobrat podstaty problémů a vyřešit je – i když to někdy může bolet.

Průzkum ukazuje, že IK a angažovanost mají vliv na zisk i náklady!

Takhle to vnímá manažer, který už význam interní komunikace pochopil. Takových však bohužel není většina, často se stává, že šéfové interní komunikaci berou jen jako něco podružného, třeba nástěnky v recepci, podnikový časopis a maily od ředitele, a její široký dosah nevnímají. To, že kvalita interní komunikace může mít vliv na angažovanost lidí a tím i výrazně ovlivnit hospodářské výsledky firmy, si uvědomuje málokdo.

A tomu právě může napomoci průzkum angažovanosti, který IIK v minulých měsících realizoval. „Jasně z něj vyplynulo, že angažovaní zaměstnanci přinášejí zaměstnavateli větší hodnoty, méně stůňou a méně fluktuují, přicházejí častěji se zlepšováky a jsou loajálnější," upozorňuje Tomáš Poucha. „Jsme schopni to doložit i konkrétními čísly, vypočítat například, oč má firma s neangažovanými zaměstnanci vyšší náklady. A věříme, že takové argumenty už přesvědčí každého manažera o tom, že interní komunikace smysl má," dodává.

Výsledky průzkumu budou brzy zveřejněny a IKK připravuje i řadu navazujících akcí, které přispějí k popularizaci získaných čísel mezi manažery, kteří v rámci svých pracovních aktivit mohou interní komunikaci ve firmě ovlivnit – chystají se minikonference, workshopy a další setkání, na kterých se bude téma angažovanosti dále rozvíjet.