Jak se mění dnešní kancelář

Chodíte rádi do kanceláře plné kolegů nebo byste radši pracovali z domova? A co třeba z kavárny nebo z terasy u vody? I tak se totiž dá pracovat, a už se to leckde praktikuje! O tom i o dalších trendech ve vývoji organizace kancelářského života se mluvilo na minikonferenci, kterou připravil Institut interní komunikace (IIK) a která se konala 29. srpna 2013 na půdě Fakulty sociálních věd UK, která byla společně se Savoir faire, Siemens Enterprise Communications, Marketing Journalem a Economií spoluorganizátorem akce.

Účastníky v zaplněném sále uvítal Tomáš Poucha z IIK, který minikonferenci zahájil prezentací o významu interní komunikace pro chod firmy. Jak vyplynulo z jeho vystoupení, vývojové trendy v organizace chodu kanceláře, postavené především na rozvoji moderních digitálních technologií, kladou na interní komunikaci ve firmách nové nároky.

„Podle posledních průzkumů se ukazuje, že jen 50 % zaměstnanců přesně ví, co má v práci dělat," uvedl Tomáš Poucha. Aby se situace zlepšila, je třeba klást důraz na rozvoj interní komunikace nejen tam, kde využívají klasických kamenných kanceláří, ale o to víc tam, kde lidé pracují na dálku a jejich vzájemná komunikace je tak komplikovanější.


Zdroj: Prezentace Tomáše Pouchy

Podíl práce z domova stále roste – díky digitálním technologiím

A takových organizací je stále více. Jak uvedl Michal Martoch, konzultant, který se specializuje právě na problematiku práce na dálku, pro kvalifikované pracovníky budou v blízké budoucnosti nejpřitažlivější zaměstnavatelé, kteří jim nabídnou home office. „Devadesát procent mladých lidí má zájem o práci z domova," vysvětlil. „Dávají přednost flexibilitě a rychlému internetu před vyšším platem, jsou zaměřeni na výsledek."

Kdo pracuje z domova, může si svůj pracovní den zorganizovat po svém. Michal Martoch ukázal harmonogram, založený na jeho vlastní zkušenosti. Z toho jasně vyplynulo, že při práci z domova člověk ušetří spoustu času za cestu do práce, může déle spát a má více času na rodinu. Kromě toho si může, samozřejmě při dodržování termínů při plnění úkolů, všechny svoje činnosti rozvrhnout tak, jak mu to vyhovuje.


Zdroj: Prezentace Michala Martocha

Práce z domova či na dálku (což není totéž) však samozřejmě není pro všechny. Mohou ji využívat jen některé profese a také je důležitá osobnost a odpovědnost každého pracovníka – někomu může hrozit workoholismus, jinému zase prokrastinace či nedodržování termínů. „I při práci na dálku je možné využívat výkazy a pružnou pracovní dobu," poznamenal Martoch. „To by mělo hodně pomoci lidem, kteří mají s organizací práce při home office problém. A ohromným přínosem pro práci na dálku je rozvoj moderních komunikačních technologií, který v posledních letech zaznamenal raketový nástup."

Virtuální setkávání šetří peníze

Petr Kos ze Siemens Enterprise Communications (SEC) představil výsledky průzkumu, který jeho firma nedávno připravila společně s IIK a společností CBRE, která se specializuje na pronajímání kancelářských prostor. Ten ukázal nové trendy v organizaci kanceláře a také dal informaci o tom, jaká je skutečná realita. „Nejlépe se všem asi komunikovalo, komunikuje a bude komunikovat na osobním setkání v kamenné místnosti. Někdy ale prostě není možné se potkat, a pak přicházejí na řadu elektronické komunikační kanály, které nám to umožní jinak," řekl Petr Kos.

Zdroj: Prezentace Petra Kosa

Podle jeho zkušeností je úprava podnikové komunikace velice choulostivá záležitost, i když využití moderních technologií může přinést úspory času i peněz. „Každý manažer jiným způsobem lpí na tom, do jaké míry je nutné mít kamennou kancelář," uvedl. Ukazuje se například, že starší manažeři se posunu komunikace směrem k digitálním formám brání, protože neznají nebo neumějí využívat nejmodernější technologie a stydí se za to před mladšími kolegy.

Výsledky průzkumu ukázaly, že manažeři si uvědomují, že řadu schůzek a jednání lze provést na dálku, bez osobního setkání, že roste podíl setkávání pouze ve virtuální podobě, že firmy více a více šetří díky tomu, že dochází ke sdílení a propojování týmů například formou videokonferencí či hromadných callů a lidé nemusí nikam cestovat.

Práce z domova má svoje pro i proti

Také se ukázalo, že naprostá většina zaměstnanců by si přála pracovat z domova, pokud by to bylo možné, ale manažeři si uvědomují řadu rizik, která tento způsob spolupráce přináší – například problémy v komunikaci, nízkou účinnost práce, nedostatečnou kontrolu ze strany nadřízených či malou odpovědnost pracovníků.

Právě téma práce na dálku vyvolalo mezi přítomnými čilou diskuzi, protože v mnoha firmách s ní mají svoje zkušenosti. Podle Mileny Beránkové z PricewaterhouseCoopers se někteří manažeři i delší době firemního praktikování home office stále brání, i když k tomu zaměstnavatel lidem poskytuje ideální podmínky. „I tady hodně záleží na věku manažera," říká. „Starší manažeři bývají rezistentní a vyžadují, aby jejich týmy byly v kanceláři přítomné, ani po letech s tím nejsou všichni sžití."

Kamenná kancelář není jen kamrlík se dvěma stoly

Hodně se mluvilo i o tom, jak má vypadat optimální kamenná kancelář, pokud se ve firmě používá. V této oblasti záleží na tom, jaké jsou dispozice budovy – pokud je starší, moderní technologie se zavádějí a používají složitěji; zato nové moderní kancelářské komplexy nabízejí rozmanité možnosti, jak pracovat společně a přitom efektivně. Výjimkou není ani rozložení, kdy zaměstnanec má svoje věci uložené ve skříňce a v průběhu i jednoho pracovního dne funguje postupně na různých místech open space prostoru.

„Kancelář může být rozdělená na různé zóny, část je oddělená, další část, vybavená na příklad telefonními budkami, je určená k telefonování, k práci při vysokém soustředění slouží klidová zóna, kde je naopak telefonování zakázáno," přiblížila moderní možnosti Lenka Vašíčková z CBRE.

Situace se vyvíjí podle toho, jak to firmě i zaměstnancům vyhovuje

Situace se přizpůsobuje potřebám firem i lidí samotných. „U nás mají všichni možnost home office," usmívá se Milena Beránková, „ale stává se, že lidé se nám vracejí do kanceláře, protože potřebují sociální kontakty. Dříve byla práce z domova brána jako vítaný benefit, nyní se už někteří přesytili. Nevrací se na celých 40 hodin týdně, to je pravda, ale část pracovní doby rozhodně tráví společně na pracovišti." Podle Michala Martocha je právě tohle ideální stav, protože pak home office využívá jen ten, kdo ji opravdu potřebuje a komu v jeho práci pomáhá.

Zdroj: Prezentace Michala Martocha

Jinde je cesta ale zcela opačná – jak uvedl Petr Veselý z Vitry, některé firmy se snaží udržet zaměstnance v kanceláři co nejdéle, a proto jim vytvářejí velmi komfortní prostředí, doplněné například kluby, kavárnami či odpočinkovými zónami. „Objevuje se to například v oblasti IT, kde zaměstnavatel vnímá možnost, že kreativní zaměstnanci při společném odpočinku dostanou skvělý nápad či vymyslí nový projekt," vysvětlil.

Jak se ukazuje, to optimální řešení v každé firmě a pro každého jedince přinese sám život a konkrétní situace. Je však evidentní, že digitální komunikační technologie hrají stále větší úlohu a že si musíme prostě zvykat na to, že se s některými kolegy třeba nemusíme vůbec potkat, a přitom s nimi můžeme dlouhodobě kvalitně spolupracovat na společném projektu. Svět se totiž opravdu mění.