Výroční zpráva

Ilustrační obrázek - www.sxc.hu

Výroční zprávou nazýváme nejčastěji dokument, obsahující přehled o činnosti a hospodaření organizace za určené časové období, jež slouží zejména pro interní potřebu organizace, dále však i jako materiál pro prezentaci širší veřejnosti, od obchodní partnery po státní správu.
Právě z tohoto primárního určení vychází i celková podoba výroční zprávy

Základní obsah výroční zprávy

V podstatě ho lze vyčlenit do dvou základních rovin.

• Informační (povinný) – v podstatě jádro výroční zprávy, obsahuje veškerá důležitá data.
• Propagační (volitelný) – materiály, které se vkládají pro větší poutavost zprávy. Jejich absence není závažnou chybou, ale celkovému vyznění zprávy neprospívá.

Informační obsah výroční zprávy

• Obsah (u delších zpráv)
• Představení organizace – tento krátký text uvádí čtenáře výroční zprávy do kontextu. Organizace v něm „obhajuje svoji existenci“, určuje směr, odkud kam jde a naznačuje svoje poslání.
• Činnost organizace v příslušném časovém období – druhý nejdůležitější celek zprávy. Jeho rozsah se stanovuje v závislosti na uskutečněných krocích a úspěších, kterých firma dosáhla. V jasné struktuře by měl zmiňovat mezníky, kterých firma dosáhla a celky, které se jí podařilo zrealizovat (popřípadě zahájení jejich realizace).

  "...dostat informační i propagační složku do správného poměru se většinou podaří až po několika letech...

• Hospodaření organizace v daném časovém období – nejdůležitější celek zprávy. Vychází z účetnictví organizace, které přehledně a stručně shrnuje. V podstatě by se mělo jednat o souhrn výdajů a příjmů, nakolik budou jednotlivé položky rozepsány je vhodné určit podle zaměření firmy. Mediální agentura se tak bude soustředit na jiné položky než nezisková organizace. Do určité míry závazný prvek by pak měla být finanční rozvaha do budoucích období.
• Profil osobností a orgánů – podobně jako ve firemním profilu, i zde najde místo zmínění zastoupení firmy, včetně evidence změn, které ve firmě potenciálně nastaly.
• Poděkování – zdvořilostní položka, jež je na zvážení tvůrce zprávy. Nejčastěji se děkuje vlastním zaměstnancům a společnostem, které vstoupily do úspěšných jednání.
• Kontaktní a identifikační údaje

Propagační obsah výroční zprávy

• Editorial - Slovo úvodem z pera vyššího vedení nebo zastoupení společnosti se všemi náležitostmi – neměla by tedy chybět podobenka a vlastnoruční podpis.
• Stručná historie – v případě, že je o čem psát, je vhodné zmínit minulost společnosti s uvedením klíčových mezníků ve firemní historii.
• Záměry organizace na příští rok – vytyčení důležitých bodů do budoucna, firma tím budí dojem plánovaného postupu a rozvážnosti.
• Zaměstnanci a spolupracovníci – uvedení důležitých zaměstnanců a pracovníků, kteří stojí za úspěchy společnosti, popřípadě se zasloužili o její rozvoj či propagaci.
• Členství v organizacích
• Získané certifikace či splněné normy

Jak již bylo řečeno, obsah by měl být vyvážený, strukturovaný a přehledný. Pochopitelně není vhodné upřednostňovat propagační složku zprávy na úkor té informační, suchá data však ztrácí na atraktivitě. Dostat obě složky do správného poměru se většinou podaří až po několika letech.

Sběr dat pro výroční zprávu

Hned na počátku je potřeba zmínit, že tvorba takto složitého a komplexního dokumentu rozhodně nemůže být dílem jediného člověka. Praxe, kdy je kompilace zprávy zadaná ne zcela kompetentní osobě vede velmi často k tvorbě buď neúplného, nevyváženého nebo fakticky chybného dokumentu. Předejít tomu lze poměrně lehce. Nejjednodušší, avšak zároveň také nejefektivnější, je sbírat materiál v průběhu celého řešeného údobí - nejčastěji tedy po každém měsíci. Pravda, vyžaduje to již pokročilou organizační disciplínu, ale té lze dosáhnout poměrně jednoduše, stanovením manuálu pro tvorbu výroční zprávy.

Manuál pro tvorbu výroční zprávy

Pro interní potřebu veřejně přístupný dokument, který může mít podobu formuláře s otevřenými otázkami, jež má k dispozici každé dílčí oddělení firmy. Do něj se zaznamenávají klíčová data, jež pak poslouží k publikování ve zprávě. Podobný manuál by měl existovat i pro zprávu jako celek. Právě díky němu by měla být výroční zpráva vyváženým a profesionálně provedeným dokumentem. Manuál navíc zajišťuje kontinuitu mezi zprávami.

Vzhled výroční zprávy

Výroční zpráva má, stejně jako například firemní profil, vysoce prestižní funkci v otázce prezentace společnosti, což s sebou nese vysoké nároky na kvalitu zpracování, ať už po stránce kreativní či technické. Při jeho tvorbě je vhodné přihlížet k definici korporátní identity.
Pokud firma prožívá období růstu, rozhodně by neměla šetřit na jeho provedení (pochopitelně s mírou, aby nepůsobilo příliš vychloubačně), naopak v době skromnějších časů rozhodně neuškodí levnější, avšak přesto elegantní verze.

Distribuce

Distribuční adresy by měly být opět vydefinovány manuálem pro tvorbu výroční zprávy. Formou direct mailingu nebo F2F setkání předáváme zprávu zejména všem členům statutárních, kontrolních a dalších orgánů, spolupracujícím organizacím, elektronicky ji pak distribuujeme všem zaměstnancům nebo spolupracovníkům. Výroční zpráva by měla být také umístěna k nahlédnutí široké veřejnosti například na internetu.