Intranet jako nástroj interní komunikace

Co je to intranet?

Slýcháváte často kolem sebe, že se někdo podíval na něco do intranetu, že ten jejich intranet zase nefungoval, že vnitropodnikový web je plný informací nebo že firemní portál má novou podobu? A o čem že to vlastně mluví?
Říkejme mu, jak chceme, ale podstata je všude stejná – intranet je počítačová síť, která používá stejné technologie jako internet, ale narozdíl od něj je soukromá – přístupná pouze zaměstnancům firmy nebo jiné organizace.

K čemu je intranet dobrý?

Každá menší či větší firma nebo jiná organizace shromažďuje množství dat v podobě informací o sobě samé, o klientech, o zaměstnancích atd. Uchovávat všechny tyto informace jen na papíře je v dnešní době už prakticky nemožné, a tak se data vesele ukládají na různá místa na sdíleném disku, která bývají různě pojmenována, s různými pravidly pro jejich ukládání. Nikdo vlastně neví kde by měl potřebnou informaci hledat, v záplavě dat se zaměstnanci spíš ztrácejí a vzniká chaos.
Intranet, který nezřídka mívá podobu obyčejných internetových stránek, tuto situaci může hravě vyřešit. Na jednom místě a podle jasně dané struktury se dají informace ukládat a hledat dle potřeby. Není-li si člověk jist kudy kam, je mu umožněno použít jednoduché (případně i podstatně pokročilejší) vyhledávání, které dnes již často obstojí i ve srovnání s klasickými internetovými vyhledávači.
Intranet ale umí více, tak jako každý web má svou úvodní stránku, může ji mít i intranet. Individuálně dle potřeb každé firmy lze zobrazovat informace o dění nejen uvnitř, ale i venku. Zajímavé zprávy, důležité firemní ukazatele, ale třeba i přání k svátku, či narozeninám, důležité odkazy, v podstatě cokoliv vás napadne.

Intranet z hlediska technologie

Dnešní portály se ve většině případů budují na otevřených a škálovatelných podnikových standardech, čímž je zajištěna jednodušší integrace s firemní infrastrukturou (DMS, workflow a procesy, ECM, speciální firemní aplikace atd.). Snaha je, aby intranet nebyl jen jedním z řady firemních nástrojů pro skladování dat, ale naopak, aby to byl hlavní informační systém, který propojuje a zastřešuje i všechny ostatní firemní aplikace a zaměstnancům umožňuje efektivně s nimi pracovat.

Chci intranet ve své firmě – jak na to?

První krok jste již udělali, rozhodli jste se mít intranet. Nechcete-li mít ale jen jakousi elektronickou nástěnku kterou stejně nikdo nepoužívá, je potřeba se zamyslet nad mnoha faktory, například:

• Komu a proč bude portál sloužit?
• Co vaší firmě přinese?
• Jaké informace na něm budou?
• S kterými dalšími systémy bude intranet vhodné propojit?

Pokud se interní portál buduje s rozmyslem, pak výsledkem musí nutně být systém, který všichni ve firmě využívají od chvíle kdy přijdou do práce až do jejího skončení. A samozřejmě je zde i jedno velké plus – vzhledem k dnešním možnostem není již problém se k intranetu připojit i vzdáleně, kdykoliv a odkudkoliv.