Jak vést správně prezentaci

Projev před veřejností nebo jen před pár kolegy na poradě patří jednoznačně do soft-skills (měkkých dovedností). Pro většinu lidí však prezentace představuje noční můru se vším všudy. Úroveň prezentací může ilustrovat i výzkum účinnosti a kvality prezentací provedený na různých kongresech – z jednoho tisíce prezentací bylo efektivních pouhopouhých 52! Nepochybně cifra k zamyšlení…

Lze to

Přitom zvládnutí prezentace i stresu, který je s ní spojen, lze poměrně snadno ovlivnit. Stačí jen vědět jak na to. Je jasné, že jistými vrozenými kvalitami musí prezentující osoba disponovat, avšak cílem tohoto článku je dát všem bez rozdílu osobních kvalit či profesního zaměření obecné rady a “best practices”.

Úvodní zamyšlení

Platí, že čím kvalitnější je příprava a procvičování připravené prezentace, tím lepší bude výsledek. Tato přímá úměra je takřka geometrická. Před přípravou prezentace je třeba si uvědomit, jaký je cíl prezentace. Je zřejmé, že prezentace průběhu projektu pro obchodního ředitele má jiné cíle než ta pro finančního ředitele nebo členy realizačního týmu. Je tudíž nezbytné vědět, pro koho prezentujeme (cílová skupina, její velikost, nejdůležitější jedinci, upravit slovník, nepoužívat žargon, mluvit jazykem cílové skupiny atd.), kde prezentujeme, jaké máme vybavení a kolik času. Prostředí hraje velmi důležitou roli, protože má vliv na akustiku a kromě toho by jeho barevnost měla kontrastovat s barevností prezentace (například v MS PowerPoint).

Nezapomeňte

Veškeré údaje uvedené na prezentaci musí být viditelné ze všech pozic v místnosti. Nahlížení na prezentaci podstatně mění i vybavení – jinak se prezentuje s mikrofonem, mikroportem anebo bez nich; zpětný projektor napojený na počítač také není samozřejmostí; laserové ukazovátko si raději pořiďte sami atd. Je-li to jen trochu možné, vyzkoušejte si dopředu akustiku místnosti, cvičně si spusťte prezentaci (ověříte tak kompatibilitu HW i SW) a zkuste použít audiotechniku (kdo nikdy nemluvil na mikrofon, bude velmi překvapen, a je proto lepší obeznámit se s tím nanečisto).
Příprava prezentace
Při přípravě grafické podoby prezentace bychom měli zabrousit do analýzy vnímání informací. Podle některých studií si posluchači prezentací pamatují 7 % informací z textu, 38 % z mluveného slova a celých 55 % z grafických prvků prezentace. Závěr je tedy jasný – vypisování dlouhých “románů” je zbytečné, důležité informace, které chcete předat, musíte podpořit názornými grafickými prvky (grafy, obrázky atd.) a svým projevem je zdůraznit. Je-li to nutné, připravte si podklady i pro publikum. Někdy je třeba rozeslat je dříve, aby se zúčastnění mohli patřičně připravit. Jindy zas podporují pohodlnost publika, protože má vše na papíře, nemusí dávat pozor (vždy důkladně zvažte).

Pravda, která nerezaví

Obecně taktéž platí, že je-li prezentující v dané problematice odborníkem, má prezentace větší šanci na úspěch. V konečném důsledku to tedy znamená, že bychom měli v maximální možné míře nastudovat materiály a být si “jistí v kramflecích”. Sami jistě uznáte, že je velký rozdíl mezi prezentujícím znalcem a člověkem, který má o věci jen povrchní informace.
Struktura vizuální prezentace i celého vystoupení musí být jasná, směřovat k předem stanovenému cíli, v kterémkoli okamžiku by měl posluchač vědět, v jaké části prezentace se právě nachází a jakého podtématu se týká. Na začátku nesmí chybět představení tématu, nastínění osnovy vystoupení, na konci pak rekapitulace nejdůležitějších informací a závěr. Každá část prezentace by měla být od ostatních oddělena nějakým odlehčením, humornou vsuvkou atd.

Obecné rady

Čas hýbe světem a je drahý. Máte-li například na kongresu vymezených 15 minut, po jejich uplynutí je mikrofon vypnut a bez ohledu na stav prezentace nastupuje další prezentující. Díky tomuto faktoru nebo i prostému time managementu je zcela nezbytné dodržet vymezený čas.
Osobní dojem a kvalita verbálního i neverbálního projevu dokážou vyzdvihnout nebo naopak zcela potopit prezentaci bez ohledu na kvalitní přípravu, tuto kompetenci je tudíž potřeba často zkoušet a zlepšovat na základě zpětné vazby.
A jak na ďábelskou techniku? Počítače, datová média a ostatní audiovizuální technika nám dokážou přichystat nemilé chvíle. Je vždy lepší s nimi počítat. Buďte “ready” pro případ, že by vypnuli proud, noste prezentaci na více datových médiích, raději nepočítejte s připojením na internet (vše si importujte do prezentace) a mějte připraveno prezentační plátno, klasické fixy a pro sebe určitě papírovou formu prezentace.

A několik rad na závěr

• Následuje-li po prezentaci debata, připravte si odpovědi na očekávané otázky, případně si předem domluvte otázky, které vám položí známý z publika.
• Naučte se ovládat svůj stres, resp. smiřte se s ním – všichni mají trému, ale jen 10 % trémy je vidět. Zaveďte rituály a buďte maximálně připraveni na úvod – zde je totiž nejvyšší míra nervozity a nejdůležitější neudělat chybu.
• Prezentující je jediná osoba, která může a musí případné rušivé elementy (bavící se kolegy) ukáznit nebo vykázat z místnosti.
• V mluveném slovu nepoužívejte “berličky”.
• Nechte si poradit od známých, ale nejprve jim svou prezentaci předveďte.
• Připravte si pití – během prezentace je často potřeba zvlažit krk.
• Nepodceňujte typografii.