Průběh zpracování žádosti o dotaci z fondů EU

Ilustrační obrázek, zdroj: www.conseille.cz

Čerpání peněžních prostředků s sebou přináší vždy možné obtíže. Představa, že stačí zpracovat žádost a čekat na dotaci, je daleko od pravdy. Vlastní zpracování žádosti je obvykle poměrně složitý administrativní proces a vyplatí se proto důkladná příprava.
Pojmem „projektový cyklus“ je zpravidla označován proces od počátečního nápadu na projekt přes zpracování žádosti až po realizaci a závěrečný monitoring. Můžeme ho shrnout do čtyř fází: kontakt, analýza, žádost a řízení.

Kontakt

V první fázi nazvané "kontakt" dochází ke zjištění potřeb a možností společnosti, která chce žádat o dotaci. Společnost konkretizuje svoje plány do budoucna a vybere projekt, na který by se chtěla pokusit získat dotaci.

Analýza

Ve fázi "analýza" musí si daná společnost nejdříve ověřit, zda splňuje v daných programech specifická kritéria – zda může být žadatelem.
Mezi nejdůležitější kritéria, která jsou shodná pro všechny výzvy patří především:

• Místo realizace projektu – v regionálních operačních programech (ROP) a v tematických operačních programech musí být projekt realizován v daném ROPu, případně v ČR mimo hl. město Prahu. V Operačním programu Praha Adaptabilita (OPPA) a v Operačním programu Praha Konkurenceschopnost (OPPK) musí naopak být projekt realizován na území Prahy. Sídlo žadatele není tak důležité tak jako skutečné místo realizace projektu tj. například provozovna.
• Cílová skupina projektu – u tzv. měkkých projektů, jako je např. vzdělávání, platí pro cílovou skupinu stejná pravidla, jako pro realizaci projektu – tzn. Cílová skupina se musí nacházet v přijatelné lokalitě podle zvolené operačního programu. Toto umístění je důležitější než samotné místo realizace. Určení toho, kde se cílová skupina nachází (jestli mimo Prahu nebo uvnitř, popř. ve kterém regionu) je zpravidla učeno místem výkonu práce.
• Právní forma žadatele – v jednotlivých operačních programech a poté i v jednotlivých výzvách jsou vyjmenováni způsobilí žadatelé podle právní formy. Obecné vymezení žadatelů je možné nalézt v implementačních dokumentech jednotlivých OP.
• Velikost subjektu – podpora je v operačních programech směřována hlavně mezi malé a střední podniky (MSP), někdy však může být žadatelem i velký podnik (VP). Záleží na daném programu a výzvě.
• Obor podnikání – podporovaná aktivita musí být v souladu s programem, resp. danou výzvou, kde je vymezeno, v jakých oborech musí žadatel podnikat nebo kterých oborů se musí projekt týkat, popřípadě je negativně vymezeno, kterých odvětví se projekt dotknout nesmí.
• Podporovaná aktivita – v neposlední řadě se žadatel musí podívat na to, co je podporovanou aktivitou v daném programu/výzvě (např. nákup stroje, rekonstrukce, vzdělávání, revitalizace území apod.) a zda jeho projekt splňuje cíle tohoto programu/výzvy.
• Finanční rating – žadatel dokládá finanční výkazy za poslední dvě uzavřená zdaňovací období, musí tedy existovat alespoň dva roky. Pro rating je používána standardní stupnice agentury S&P. Přijatelný je většinou rating minimálně C+.

Žádost

Obsahem nejdůležitější fáze "žádost" dochází ke zpracování vlastní projektové žádosti, do které se může žadatel pustit, pokud předtím pečlivě zváží všechny výše vyjmenované podmínky. Realizace projektu, kterého se žádost týká, může začít ihned po podání žádosti, je však třeba dodržet časový harmonogram, který je jasně stanoven v žádosti.
Při zpracování žádosti je třeba se především zaměřit na kritéria, která jsou pozitivně bodově hodnocena. Tato hodnotící kritéria a jejich vlastní bodové hodnocení se liší podle výzvy. Na tyto oblasti je třeba se zaměřit, protože žadateli přinášejí další body do jeho hodnocení. Obecně se dá říci, že pozitivně je vnímáno především:

• zvýšení nebo alespoň udržení zaměstnanosti
• inovativní přístup
• příznivý vliv na životní prostředí
• zaměření na znevýhodněné skupiny
• soulad s cíli daného operačního programu
• udržitelnost projektu a životaschopnost
• komplexnost
• certifikáty a osvědčení žadatele
• přínos projektu na regionální nebo mezinárodní úrovni
• zkušenosti žadatele s podobnými projekty nebo zkušenosti v oboru

Řízení

V poslední fázi dochází k "řízení" projektu. Pokud je projekt podpořen a žadateli je přidělena dotace, je zpravidla nutné počkat do ukončení realizace projektu a poté podat žádost o platbu. Dotace je vyplácena zpětně. V této fázi řízení projektu je nutné při i po realizaci projektu psát monitorovací zprávy. Po ukončení projektu monitoring pokračuje po dobu 1 – 5 let.