Kouzlo e-mailové automatické odpovědi

V době dovolených je automatická odpověď na příchozí e-maily aktuální téma. Jde o záležitost, na které se nedá zdánlivě nic zkazit, ale realita může být úplně jiná. Pokud není automatická odpověď přehledná a jasná, může dojít ke zmatení příjemce, což může mít v některých případech drastické následky.

Někdy používáme automatickou odpověď na e-maily a stejně je čteme. Tedy alespoň ty nejvíce důležité. Málokdo totiž na dovolené (pokud má přístup k internetu) vydrží neotvírat firemní e-maily, hlavně když čeká něco důležitého. “Jsem mimo kancelář, na váš e-mail odpovím po návratu z dovolené”, tak nějak může znít běžná větička, kterou vkládáme do automatického e-mailu, který je odesílán jako bezprostřední reakce na obdržený e-mail. Ve článku na serveru Fast Company se píše, že automatické odpovědi moc nefungují, přesněji řečeno nejsou často tím správným řešením.

Je klasická šablona to pravé ořechové?

Podívejme se na běžnou šablonu: “Jsem mimo kancelář a vašemu e-mailu se budu věnovat po svém návratu 29. srpna. Pokud je to urgentní, kontaktujte kolegu Jana Nováka na adrese jan.novak@firma.cz.” V nejrůznějších obměnách používáme automatickou odpověď tímto způsobem. Jsou tu ale problémy. Slibujeme vlastně, že na e-mail odpovíme v první den v práci po dovolené. Tedy v den, kdy nás čeká hromada práce a je dost pravděpodobné, že na nějaký ten e-mail nestihneme odpovědět. A další potíž – co když se někdo skutečně v případě nouze obrátí na kolegu zmíněného v odpovědi? Bude kolega schopen pomoci, ví vše, co je potřeba? Co dát do automatické odpovědi raději větičku o tom, že v případě nutnosti může odesílatel e-mailu zavolat na mobilní telefon? To není dobré řešení už jen kvůli tomu, že vás určitě bude někdo nahánět na dovolené, což není nic příjemného. Navíc je téměř jisté, že nebudete na telefonu pořád a nebude se vám chtít volat zpět. Dovolená je přeci od toho, aby se odpočívalo, že? Navíc je tato verze netaktická vzhledem ke kolegovi Novákovi, který bude vypadat neschopně, jelikož umí žešit jen běžné věci a kvůli těm složitějším už musí odesílatel e-mailu otravovat adresáta telefonicky někde u bazénu.

Někdo to řeší tak, že automatickou odpověď v době dovolené nepoužívá vůběc a jeho poštu čtou kolegové, případně dostávají automaticky kopie přijatých e-mailů. Také řešení, ale jde to dělat i sofistikovanějším způsobem. Služba AwayFind umí vygenerovat stručný formulář, který se dá linkovat do automatické odpovědi a slouží k vložení zprávy následně odeslané formou krátké textové zprávy na mobilní telefon rekreujícího se šťastlivce. Samotné vyplnění formuláře odfiltruje ty, kteří nepotřebují něco nutného. Ti, kteří naopak něco nutně potřebují, si na vyplnění krátkého formuláře čas najdou. Podobná aplikace prý dokonce uživatelům přináší klid, že jsou v případě opravdové nutnosti k zastižení prakticky pořád. Lépe řečeno prakticky pořád, pokud chtějí. A navíc jsou textové zprávy méně rušivé než vyzvánění telefonu a následný hovor. Podobná filtrace má smysl, přesto prý při testování této aplikace uživatelé dostávají dost textových zpráv, které jsou bezvýznamné a problémy v nich popsané nespěchají. Je otázkou pro příjemce, zda bude reagovat nebo ne. Mnohdy je odpověď spíč otázkou slušného chování než opravdové potřeby řešit problém. Každopádně nápad s převedením komunikace z e-mailové na formulář a textovou zprávu je možná složitý, ale funkční. Odesílatel má pocit, že příjemce je opravdu dobře připraven na případ nouze.

Automatická odpověď nepotěší

Jako filtr přijatých e-mailů v případě nepřítomnosti mohou sloužit i běžní poštovní klienti. I toto řešení zajistí, že se dozvíte o důležitém e-mailu i mimo kancelář a počítač. Lze například nastavit pravidlo: pokud přijde e-mail od určitého člověka, bude odesláno upozornění na mobilní telefon. Z vlastní zkušenosti vím, že automatická odpověď nikdy nepotěší. Její jediný přínos je to, že se dozvíme o dovolené adresáta a kdy asi bude zpátky. Měli bychom myslet na to, že vyřídit všechno hned v první den po návratu z dovolené není mnohdy v silách běžného smrtelníka, proto jedna další rada pro ty, kteří dostali automatickou odpověď a chystají se volat či psát hned první den po skončení dovolené. Nedělejte to, počkejte den či dva, pak bude mít adresát volnější ruce a bude lépe reagovat.

Stále běžnějším přístupem je nepoužívání automatické odpovědi ani sofistikovanějších filtrů či aplikací. Příjemce je na e-mailu pořád, i na dovolené nebo když je nemocný. Je to na rozhodnutí každého z nás. Za několik let, až budeme opravdu všichni online díky chytrým telefonům a levným datovým službám, mohla by být automatická odpověď zapomenuta. Budeme počítat s tím, že jsme všichni k dispozici prakticky neustále, což možná znamená dobrou zprávu pro zaměstnavatele a majitele firem, ne tak pro soukromí a respektování volného času. Automatické odpovědi samozřejmě nezaniknou, ale měli bychom se zamyslet nad jich smyslem a hlavně formou. Někdy totiž mohou nadělat více škody než užitku.