Zefektivnění vnitřní komunikace

Na jedné konferenci jsem slyšel trefné přirovnání údržby firmy k údržbě psa. Tuším, že tenkrát někdo uvedl příklad pudla. Takového pudla totiž musí někdo mýt, stříhat mu chlupy a drápy a pečovat o to, aby neměl blechy. A přestože na to často je čtyř a vícehlavá rodina, s narůstajícím počtem pečovatelů se kvalita údržby snižuje. A pudl tak stále častěji připomíná spíše smrdutou chlupatou kouli, tikající obtížně po podlaze, která co chvíli usedá, aby si mohla od všetečných breberek ulevit drbáním.
Toto přirovnání jsem danému řečníkovi bez dovolení ukradl a sám jej teď používám. A musím říci, že v něm stále více nacházím zalíbení, neboť skvěle vystihuje situaci mezi českými firmami. Jinými slovy, zarostlé pudly vidím, kam se podívám.

Dynamické změny firemního zázemí

Malé a střední podniky mají jedno specifikum, které je v krizi více a více patrné. Jejich velikost a objem přidělné práce je přímo ovlivňována počtem a velikostí zakázek. Ty tam jsou doby, kdy měla společnost dva, tři nebo čtyři stálé klienty s trvalým přísunem zakázek. Firmy teď stále častěji vypisují výběrové řízení i na drobné zakázky, smlouvy se spíše uzavírají na konkrétní projekty než na dané období. A taková situace se logicky odráží také na fungování společnosti.
Obecně s sebou nese několik negativních průvodních jevů – zejména častou obměnu týmu a zhoršení schopnosti přesně rozdílet pravomoci. Kdo někdy řídil společnost, kde se pracovníci měnili třeba co čtvrt roku, ví, že se jedná o misi dvojnásobně obtížnou, než tomu je v případě personálně stabilizované společnosti. Navíc se chtě nechtě snižuje efektivita všech manažerských rozhodnutí a provádění zadaných úkolů potřebuje výraznější kontrolu.

Interní PR trpí

V této situaci má navíc značně zhoršenou situaci také interní PR. Přitom vztahy s vnitřní veřejností patří mezi prvky, které je žádoucí posilovat. Jenže jak na to, když tradiční nástroje nemůžeme moc dobře použít?
V první řadě je nutné mezi hlavními manažery znovu rozhodit elementární pravomoce, obnovit manažerské (správní) porady a dbát na dodržení toho, co se na nich smluví. Mějte na paměti, že péče o firmu v dané chvíli ovlivní její efektivitu a není tedy vhodné jí zanedbávat.
Práci rozdělte mezi manažerský tým co nejvíce spravedlivě. Nedovolte přičinlivým, aby si nabrali více, než zvládají a lenochům, aby se z toho vyvlékli. To samé platí pro šéfy. Těm, kteří mají pocit, že se bez jejich všudypřítomných zásahů firma neobejde, doporučujeme obsadit klíčové „resorty“ a zbylé pouze kontrolovat. Naopak ti, kteří mají pocit, že na práci jsou tu ostatní, by měli být upozorněni na to, že jejich supervize je v dané situaci více než žádoucí.
Správní mýtinky je třeba konat s železnou pravidelností a dbát na to, aby nedocházelo k jejich rušení. Na každém mýtinku by mělo dojít ke zhodnocení předchozího období, přerozdělení povinností, pokud jich má někdo příliš a jiný zase málo.
Každý z manažerů by měl garantovat konkrétní projekt, případně jeho část, stejně tak by se měli učit zaměstnanci, pro které je klíčovým nadřízeným. Zejména v malých podnicích je tento vztah (klíčový manažer – pracovník) považován za nejefektivnější způsob pro podporu budování interního PR a vůbec zaměstnanecké spokojenosti. Právě klíčoví manažeři by měli zvládat roli nadřízeného, přítele i psychologa.

Jak prohlubovat vztah a zvyšovat efektivitu

Pokud není rozpočet opravdu těsný, měla by firma uvolnit na každého zaměstnance měsíčně částku o velikosti jednoho oběda. Právě na těchto neformálních pracovních schůzkách má klíčový manažer možnost hluboko proniknout do problémů toho kterého zaměstnance, pochopit vnitřní firemní problémy a na základě těchto podnětů na správních schůzkách navrhnout způsob řešení.
Tímto způsobem lze také vhodně ovlivňovat případné pracovní prohřešky zaměstnance nebo se dozvědět o tom, že daný pracovník (který pro nás může mít velkou cenu) chce odejít. Často právě kvůli problému, který můžete ovlivnit, případně eliminovat, ale doposud jste neměli tušení, že existuje anebo že větší měrou ovlivňuje pracovní prostředí.
Pakliže dáte zaměstnanci tak efektivní kanál, jakým je přímá linka na nadřízeného a pokud se vám podaří vybudovat prostředí plné důvěry (a s ním postavíte zpět na nohy i pozitivní interní PR), máte větší šanci, že případné problémy firma lépe ustojí. Snížení platů, omezení prémií nebo propouštění lépe vysvětlíte z očí do očí než prostřednictvím hromadného emailu.

Kde na to vzít čas?

Možná se chcete zeptat, kde na to vzít čas v době, kdy má každý práce nad hlavu. To není samozřejmě otázka, na kterou by se dalo jednoduše odpovědět. Snad lze jen konstatovat, že vše je věcí priorit a každý manažer si musí uvědomit, co je skutečně důležité.
Pokud do této skupiny nepatří interní komunikace a péče o interní PR, nemůže se pak nikdo divit, že kolem sebe máme tolik neostříhaných pudlů…