Jan Kvasnička na Reshoperu: Jak na funkční projektové řízení pro e-shopy

Jan Kvasnička na Reshoperu

„Kdo z vás už viděl projekt, který se spustil v původně plánovaném termínu?“ Zeptal se Jan Kvasnička na úvod své prezentace o Funkčním projektovém řízení pro e-shop v rámci konference Reshoper 2019 a v sále zavládlo provinilé ticho často doprovázející žádost o dobrovolnictví při krmení nilských krokodýlů holýma rukama.

Nakonec se odvážně přihlásilo 6 účastníků, ale bylo jasné, že termíny váznou občas v každé firmě. Jaké jsou tedy podle autora přednášky nezbytné aspekty k uskutečnění finálního spuštění projektu ve stanoveném termínu? Dobře organizovaná komunikace a efektivní využití času člověka.

Zaměřte se na strukturu webu a role jednotlivých zaměstnanců

„Struktura nad výkonem.“ Vrývá posluchačům do hlav Jan Kvasnička motto své přednášky. Trvá na důležitosti vytvoření zaměstnanecké struktury,  důsledného dodržování deadlinů stanovených úkolů a jasného definování role každého člověka, aby nedocházelo k jeho přetěžování.

Přitom zvláštní pozornost doporučuje věnovat vývojářům, kteří vždycky tvoří specifickou skupinu v rámci projektu. Častokrát se jedná o externí pracovníky, kteří pracují na více projektech zároveň, a proto se zdráhají věnovat interní komunikaci stejný objem času jako ostatní kolegové. Doporočujeme se jich častěji ptát na průběh úkolu, žádat od nich potvrzení přijetí úkolu a připomenout se, až se přiblíží deadline. Nestíhající vývojář totiž velmi často řeší své obtíže eliminací složitosti systému a procesních úkolů. Může se Vám tedy stát, že vynechá důležité testování webu, nebo nebude ochoten aplikovat všechny vaše požadavky. Dále jsou často neflexibilní ohledně změny v probíhajícím projektu, proto je třeba si celý projekt promyslet důkladně dopředu.

Ohledně procesních záležitostí cítí největší slabinu v těchto aspektech:

• • vágně definované úkoly;

  • nedostatečnost týdenních feedbacků;

  • špatná komunikace;

  • absence zastupitelnosti.

Úspěch projektu stojí na jeho nejslabším článku, který nelze rychle nahradit. Proto projektové strategie přichází s trendem zastupitelnosti. Nejedná se pouze o vytvoření systému dočasného nahrazení nemocného kolegy, ale také o důsledné vyžadávání pracovních reportů, podle kterých se nový kolega hozený do vody naučí rychleji plavat. Jan Kvasnička přiblížil, že vaše projektové záměry může přeházet třeba i láska:

„...Typicky třeba programátor se zamiluje, což znamená, že nebude plnit všechny ty úkoly, které by měl. To jsme také měli na spoustě projektech. A vlastně vy potřebujete mít ty podklady od těch lidí správně předpřipravené.“

A využijte jejich čas efektivně. „Jaké je role daného člověka?“ To je další klíčová otázka pro efektivní vedení podniku. Využijte informace získané z týdenních, měsíčních reportů i interních rozhovorů se zaměstnanci. K získání upřímného názoru od vašich lidí pak postačí jen kapička štěstí. Nebo něčeho ostřejšího:

„Velice zajímavé téma jak získat zpětnou vazbu je rozhodně teambuilding. Ideálně ve spojení s alkoholem. U jednoho klienta to kluci vymysleli tak, že v rámci teambuildingu jeden z nich nepil a celý večer obcházel lidi a zapisoval si tu zpětnou vazbu na to, co jim funguje a co ne, kdo je ve firmě ta černá ovce a ten hajzlík. No a pak se o tom vlastně na rovinu bavili. Což bylo úplně super, protože ty lidi to přijali za své a měli ten drive chyby vyčlenit a celkově to změnit.“

Jak bylo v práci?

Snaha vedení o maximální efektivitu pracovního procesu mezi zaměstnanci nechvalně zlidověla jako měření počtu návštěv kávovaru nebo přestávek na cigaretu. Jan Kvasnička ale ví, že zaměstnance přicházejícího domů s úsměvem si za procento navíc čistého zisku nekoupíte:

„Tady máme logistické centrum. Čtyři lidé balí balíky. Tři z nich zvládají 80 balíků za den, čtvrtý jenom 45. (…) V tomto případě jsme šli mnohem více do hloubky a podívali jsme se, co ten čtvrtý člověk ještě v práci zvládne udělat. A typicky tady paní fungovala jako happiness manager. Dělala zábavu okolo, rozesmívala lidi, dělala dobrou atmosféru. Také připravovala sklad, uklízela ho. (…) Takže dostala do svých hlavních činností část happiness manager a má tam přidělená nějaká procenta. Vždycky nemusíte jít striktně po číslech a to je třeba si uvědomit.“

Na druhou stranu existují časté případy, kdy výkon a efektivita sice tahají za stejný provaz, ale z opačné strany. „U jednoho e-shopu máme člověka, juniorního markeťáka, který nám vyplňuje produkty do sekce trháky týdne. (…) A když jsme zjistili, že tohle má ten člověk dělat 70 % svého času, tak jsme se koukli, kolik lidí se tam proklikává a kolik byznysu nám to vede. A zjistili jsme, že nám tam skoro nikdo nekliká,“ uvedl Kvasnička

Na dalším příkladu autor přednášky ukazuje, jak si efektivně poradit s nevyváženou časovou náplní:

„Máme členy zákaznické podpory. (…) Do 10:20 mají minimum hovorů. A potom od 15:30 mají zase málo hovorů a v 5 končí. My tyhle lidi potřebujeme vtahovat více do toho procesu a dávat jim role, které teď nemáme komu přiřadit. Takže nám provádí screening konkurence.“

Podobný příklad prezentoval také Steven Van Belleghem, inspirátor a autor knihy Customers the day After Tomorrow, který v rámci své přednášky na konferenci Retail Summit 2019 vyzdvihoval efektivitu času u společnosti Walmart, která má kolem 1,4 milionů zaměstnanců. Společnost si uvědomila, že disponuje mohutným množstvím lidí, kteří se denně dopravují domů častokrát vlastním autem, a přišla s návrhem obohatit jejich cestu domů o doručování balíčků zákazníkům Walmartu, a snížit tak objem práce doručovatelů. Výsledkem je úspora času i snížení ekologické stopy.

Hlavní pravidlo úspěšné komunikace: Vše na jednom místě

Naučte se komunikovat na jednom místě. Ať už preferujete platformu Asana, Basecamp, nebo Trello. A vkládejte tam všechno. Checklisty, které usnadní opakované činnosti jako například balení objednávky. Vkládejte tam veškeré důležité materiály, které kdy vznikly a nebudete muset ztrácet čas hledáním dokumentu, který vám někdy od někoho přišel do emailu. Důležité je také mít uložené vzorové zadání úkolu, díky kterému se vyhnete vágním požadavkům, jež vyvolávají pouze další otázky a zmatení.

Stejně, jako je třeba směřovat komunikaci na jedno místo, o její hladký průběh by se měl také starat jeden člověk: Projektový manažer. Proto další Kvasničova záludn otázka, na kterou nečekal pozitivní odpověď zněla: Kdo z vás má na projektu projetového managera? 

Pokud některý z účastníku odpověděl kladně, čekala na něj ještě doplňující otázka: Kolik času této roli člvoěk může věnovat? Role projektového managera je totiž často velmi nedoceněna a zastává jí člověk, jehož hlavní náplní práce je něco jiného, ať už je SEO specialista nebo Account Manager. Jan Kvasnička doporučuje zaměstnat takového člvoěka na plný úvazek. Jeho rolí je koordinovat tým, kontrolovat externisty, dohlížet na plynulé předání informací, přijímat týdenní reporty od svých kolegů a hlavně, dodržet termín finálního spuštění projektu. 

„Nenutťe uživatele přemýšlet.“ Jako správný UXář ukončil Jan Kvasnička svou prezentaci slavným knižním titulem Steva Kruga. A protože si tentokrát pro svou přednášku vybral téma projektového řízení, přesvědčil publikum, že tento citát platí i pro zaměstnance a pracovní kolegy. 

Už víte, proč vaše interní komunikace vázne a jak nastavit dobré pracovní role pro vaše kolegy? Výborně. První krok máte za sebou. Nezapomeňte si přečíst také druhý díl našeho reportu, který se věnuje konkrétním příkladům správných postupů pro efektivní komunikaci.

Zdroje fotografií: Prezentace Jana Kvasničky. Reshoper