Jan Kvasnička na Reshoperu: Jak komunikovat při řízení projektu

Jan Kvasnička na konferenci Reshoper

Firemní prezentace jsou neustále se měnící organismy, u nichž je ovšem záhodno danou změnu řídit. Prezentace Jana Kvasničky na konferenci spojené s veletrhem Reshoper se týkala této problematiky specificky u e-shopů. Část jeho myšlenek jsme vám předali již v prvním díle reportáže, která se věnuje nastavení projektového řízení ze strategické roviny. Nyní vás čeká spousta tipů na to, jak při něm zvládnout komunikaci tak, aby byla co nejefektivnější a předcházeli jste chybám. Věříme, že jsou hodnotné nejen pro e-shopaře, ale i pro marketéry a vlastně i pro mnoho dalších oborů.

Checklisty zabraňují chybám

Checklisty jsou velmi nápomocné a to nejen z hlediska zastupitelnosti. „...jejich úkolem není dělat z lidí cvičené opičky, ale napomoci tomu, abychom nedělali chyby v jednotlivých částech procesu," uvedl Jan Kvasnička s tím, že u e-shopu je mají například pro tyto typy úkolů:

• • zabalení produktu;
  • spuštění nové landing page;
  • spuštění kampaně.

Jan Kvasnička dokonce sdílel checklist pro spuštění nového webu. Nejprve se podívejte na jeho zadání.

Každý díky němu ví, že testy mají být provedeny na konkrétních zařízeních a platformách. Bugy, které se neodvratně vyskytnou nejsou hlášeny jen tím, „že něco tam blbne", ale s detailním popisem, jenž usnadňuje jejich odstranění a brání výskytu neproduktivních dlouhých konverzací. Dle tohoto zadání pak jde vytvářet specifické checklisty, co prvky ze zadání pokrývají. 

Konkrétní část check-listu pak vypadá takto.

K tomu Jan Kvasnička dodává, že je dobré zaměřit se na problémová místa a anomálie, s nimi jste měli potíže v minulosti. „Třeba u úkolu k vyhledávání (na webu) říkám, aby se zkontrolovalo zadání bez háčků, bez čárek, s čárkami, jen s třemi písmeny, se změněným pořadí slov ..." vysvětluje s tím, že mít toto podrobně v check-listu zaručuje podrobnou kontrolu našeptávače. Zároveň nezapomenete na místa s vyšší pravděpodobností výskytu chyb.

Zaběhnuté check-listy pak velmi šetří čas i při zadávání a kontrole dalších úkolů, například kampaní, které jsou procesně velmi podobné.

Jak zavést tento styl práce do praxe? Není vhodné udělat hned 20 check-listů, abyste hned neskončili s check-listem na check-list. Zaveďte na začátku třeba 3, zjistěte, jak je lidé využívají, a tomu to dál přizpůsobujte.

Jeden nástroj vládne všem

Jeden nástroj vládne všem... jen vám neřekneme jaký. To se totiž liší od preferencí i zkušeností lidí a konkrétní projektu. Jisté je ovšem, že situace, kdy marketéři spolu mluví na Asaně, projektoví manažeři na Basecampu, vývojáři na Jiře a do toho si lidé pinkají zprávy přes Slack, vytváří informační peklo. Zvolte si jeden nástroj, kde budou všichni.

I tady je potřeba nastavit procesy, proto mají týmy Jana Kvasničky návod, jak konkrétní platformu používat. Ten zabraňuje tomu, aby si každý nástroj používal po svém a dělal věci komplikovanější v rámci celého projektového řízení. Níže je ukázka z návodu na použití Asany.

Mezi další „zakládající listiny" patří  také tým jeho role nebo složka, kde všichni naleznou důležité dokumenty. Složka s důležitými dokumenty pak zabrání tomu, že budete muset někdo vyhlašovat detektivní pátrání například po tom, kdo kdy komu poslal analýzu klíčových slov a která je její poslední verze. Takto mají všichni přístup z jednoho místa, kde můžou vidět vše potřebné od definic cílových skupin až po brandbook nebo obsahovou a komunikační strategii. Ukázka je opět níže.

Seznam členů týmu a kontaktů na ně zase přijde vhod, když je někdo na dovolené a nemusí z ní vyřizovat telefonáty s dotazy na číslo na externího PPC specialistu XY, s kterým přece komunikoval vždy on.

Existuje dokonce i vzorový zápis úkolu. Do něj patří mimo jeho samotného popsání i označení spolupracujících osob a související úkoly nebo materiály. „Chceme, aby se lidé už při zadávání úkolu zamysleli nad tím, kdo se na tom bude podílet s nimi — ať už na samotné tvorbě, nebo kontrole," vysvětlil Kvasnička. Mimochodem Asana má tu výhodu, že při označení již v ní zadaných souvisejících úkolů vidíte jejich stav. Když jsou hotové, vidíte u nich odkliknutou fajfku.

K úkolům přidejme tři základní pravidla:

• • Každý úkol by měl mít přiřazenou zodpovědnou osobu.
  • Každý úkol má termín, i když ho víme jen orientačně.
  • Každý úkol má štítek, který dle stavu aktualizujeme.
    
    
    

Asana má u štítků systém semaforů. „Vy pak vidíte v přehledu projektů, že něco má barvu 'jeď', 'stůj', nebo 'čekáš'. Víte pak, na který úkol můžete reagovat a dělat na něm, který čeká a který je úplně odložen," vysvětlil Jan Kvasnička výhody tohoto systému s tím, že pro jeho týmy zásadně zpřehlednil projektové řízení. Lidé s ním dokážou odhadnout lépe prioritu svých úkolů a nepouští se do něčeho, co je potřeba za 2 měsíce. 

I psaní zpráv a hlášení problémů můžete dělat lépe

Úkoly jsou jasné a všichni vědí, co a kdy mají dělat. Vyskytne se ale přesto problém. Žádost o jeho řešení musí být také systematická. Například ve stylu: „Tady se jen ušjiťuji, je ta funkce takto? Ano / Ne."

Nejhorší je, když si odpovídáte na otázku otázkou a vzniká nedonečné vlákno pod úkolem. Nedoporujučeme také velmi oblíbené chození kolem horké kaše, kdy váš konverzační protivník ví správnou odpověď, ale raději píše dlouhé příspěvky končící otázkou: „Co si o tom myslíš? Jaké tě napadá řešení?" Pište všechna možná řešení, která vás napadají. Ideálně, aby se na vaše reakci dalo odpovědět pouze ano, nebo ne.

Je to urgentní?

Úkol je zadán, ale nikdo na něj nereaguje? Dejte lidem jasně najevo, že to spěchá. Pro začátek stačí revidovat zadání úkolu. „Dejte do názvu úkolu do hranatých závorek slovo URGENT a doplňte informace v úkolu."

To samé platí také pro změnu termínu vašeho úkolu nebo jeho popisu. Nezapomeňte takové informace dávát vědět všem členům týmu i kdyby se jich to netýkalo, aby si podle toho mohli upravit pořadí zpracování nazavujících úkolů podle důležitosti.  

Jan Kvasnička se s publikem podělil o spoustu hodnotných informací ohledně vedení interní komunikace, které platí nejen pro e-shopy, ale i pro další projekty, na kterých se podílí více lidí. Ovšem nejdůležitější je nebát se začít alespoň některé z nich aplikovat v praxi. Takže hurá do práce a přejeme vám hodně štěstí.

Zdroj fotografií: Prezentace Jana Kvasničky

Tip redakce: 

Na svou přednášku pro konferenci Reshoper sbíral Jan Kvasnička materiály z praxe půl roku. Prezentaci pak musel zkrátit z 341 slidů na méně než třetinu. I tak stojí za to si je prohlédnout. Můžou vás zajímat i doplňující materiály, z kterých si můžete například vzory check-listů překopírovat.